การติดต่อสื่อสารในบริษัทสมัยนี้ไม่ถูกจำกัดด้วยอีเมลและโทรศัพท์อีกต่อไป หลังการเข้ามาของไลน์ (LINE) เราก็ใช้มันเป็นอีกหนึ่งช่องทางการสื่อสารคุยงานทั้งภายในและนอกองค์กรกันเป็นเรื่องปกติ ทุกครั้งที่จะเริ่มทำโปรเจ็คใหม่นัดคิกออฟแล้วสิ่งหนึ่งที่ขาดไม่ได้คือการ "ตั้งกรุ๊ปไลน์" ทำให้ไลน์แทบจะกลายเป็นช่องทางหลักในการสื่อสารกันไปแล้ว
อย่างไรก็ตาม อย่าลืมว่าไลน์เป็นเพียงแอพสำหรับแชทเท่านั้น การจัดเก็บประวัติการพูดคุยทำได้ไม่ดี ทุกอย่างผูกกับสมาร์ทโฟนเครื่องเดียวเป็นหลัก หากต้องรีเซ็ตมือถือก็ต้องลำบากแบ็คอัพแชทต่างๆ ขึ้น Google Drive หรือ iCloud ก่อน แถมย้ายข้ามค่าย Android ไป iPhone (หรือกลับกัน) ก็ไม่ได้ อีกทั้งรูปภาพหรือไฟล์ที่อยู่ในแชทต่างๆ ก็มีอายุเพียงไม่กี่สัปดาห์ ล็อกอินหลายเครื่องพร้อมกันก็ไม่ได้
ไลน์เคยให้เหตุผลว่าสตอเรจเป็นของแพงและบริษัทไม่สามารถแบกรับค่าใช้จ่ายตรงนี้ไว้ได้จึงต้องคอยลบไฟล์เก่าๆ ออกจากเซิฟเวอร์อยู่เสมอ รวมถึงข้อความในกรุ๊ปก็จะผสมกันมั่วไปหมด คุยหลายเรื่องแล้วงง เพิ่งมาดีขึ้นตอนหลังที่มีฟีเจอร์ Reply
ด้วยข้อจำกัดเหล่านี้ทำให้ไลน์ (รวมถึงแอพแชทอื่นๆ ในตลาด) ไม่เหมาะกับการใช้คุยงานเท่าใดนัก แต่การติดต่อสมัยนี้นิยมส่งข้อความสั้นๆ กันมากขึ้น ครั้นจะส่งอีเมลก็ดูเป็นทางการไป จึงเป็นที่มาของแอพอีกตัวที่ยังอยู่บนพื้นฐานของการแชท แต่มีฟีเจอร์ต่างๆ ที่เอื้อให้ใช้ในองค์กรได้สะดวกขึ้น นั่นคือ Slack
Slack เปิดตัวในปี 2013 และได้รับความนิยมอย่างรวดเร็ว โดยใช้โมเดลธุรกิจแบบ freemium คือมีเวอร์ชันใช้ฟรี และมีแบบจ่ายเงินรายเดือนหรือรายปีเพื่อให้ได้ฟีเจอร์เพิ่มขึ้น ซึ่งมีด้วยกัน 4 แบบคือ Free, Standard, Plus และ Enterprise Grid
เหตุผลหลักที่ทำให้องค์กรตัดสินใจใช้ Slack แบบเสียเงินมีอยู่ 3 ข้อใหญ่ๆ ด้วยกัน คือ
สิ่งที่ทำให้ Slack เหมาะกับการทำงานคือฟีเจอร์ "แชนแนล" (channel) หรือการซอยห้องย่อยๆ ในทีมใหญ่ โดยแต่ละแชนแนลจะมีจุดประสงค์ของตัวเอง ไม่คุยทุกอย่างในห้องห้องเดียวและใช้เครื่องหมาย # นำหน้าชื่อแชนแนล เช่นทีมพัฒนาแอพอาจตั้งแชนแนล #bugreport ใช้คุยกันเฉพาะเรื่องบั๊กในซอฟต์แวร์เท่านั้น คนอื่นที่ไม่เกี่ยวกับเรื่องนี้ก็ไม่จำเป็นต้องมารับรู้ด้วย
นอกจากนี้ยังตั้งแชนแนลให้เป็นแบบ private ได้ด้วย เข้าได้เฉพาะคนที่โดนเชิญเข้าไป เพื่อเป็นห้องที่ไว้คุยกันในเรื่องที่อาจเป็นความลับหรือเกี่ยวกับข้อมูลที่ sensitive มากๆ ไม่อยากให้คนอื่นในทีมรู้
Slack แบบเสียเงินยังสามารถคุยกับคนนอกทีมได้ด้วยโดยได้ทั้งคุยกับทีมอื่นหรือคนอื่นที่ใช้ Slack เหมือนกัน หรือไม่ได้ใช้ก็ตาม
อีกฟีเจอร์ใหญ่ที่ทำให้ Slack กลายเป็นจุดศูนย์กลางของการทำงานได้คือการใช้งานร่วมกับเครื่องมือตัวอื่นที่มีในตลาด โดยมากจะทำให้ใช้งานเครื่องมือนั้นๆ ได้จากภายใน Slack เลย เช่นใช้ Trello แบ่งงานในทีม หรือกดปุ่มประชุม Zoom กับทีมได้ทันที หากเป็นฝั่งนักพัฒนาซอฟต์แวร์ก็มีเครื่องมือเช่น GitHub ที่ดูสถานะ commit, pull request ฯลฯ ได้จากใน Slack พร้อมพูดคุยกับทีมได้อย่างต่อเนื่องในที่เดียว
เมื่อ Slack ได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อยๆ และไม่มีท่าทีว่าจะมีคู่แข่งรายใดที่จะสู้ได้อย่างสมน้ำสมเนื้อ ฝั่ง Microsoft เลยอยู่นิ่งไม่ได้ จึงออกซอฟต์แวร์แบบเดียวกับ Slack มาเมื่อเดือนมีนาคม 2017 ในชื่อ Microsoft Teams โดยเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของชุดโปรแกรม Office 365 แบบองค์กรที่บริษัทต่างๆ ซื้อให้พนักงานใช้งานอยู่แล้ว และถึงไม่ได้ใช้ Office 365 ก็ยังมี Teams เวอร์ชันฟรีแบบไม่มีข้อผูกมัดด้วย เพียงลงทะเบียนด้วย Microsoft Account ก็เข้าใช้งานได้เลยในฟีเจอร์พื้นฐาน
โมเดลการคิดเงินของ Teams จะซับซ้อนกว่าของ Slack อยู่พอสมควร เนื่องจากใช้การคิดราคาตาม Office 365 แล้วแบ่งย่อยว่าแพ็กเกจไหนจะได้ Teams บ้าง ซึ่งเอาเข้าจริงแทบจะทุกแพ็กเกจก็รวม Teams มาให้อยู่แล้ว ดูรายละเอียดเพิ่มได้ที่ Office 365 สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ และ Office 365 สำหรับบริษัทขนาดเล็กถึงกลาง ทั้งนี้ Office 365 Home และ Personal นั้นไม่มีบริการ Teams รวมมาด้วย หากอยากใช้ต้องใช้แบบฟรี
ในด้านการใช้งาน ด้วยความที่ Teams ผูกอยู่กับ Office 365 นั่นแปลว่าจุดแข็งของ Teams เหนือ Slack คือการทำงานร่วมกับชุดโปรแกรม Office 365 ได้อย่างสะดวก ผู้ใช้สามารถแชร์ไฟล์จากใน OneDrive ส่วนตัวเข้าไปใน Teams ได้ทันที พร้อมเปิดให้สมาชิกในทีมเข้าดูและแก้ไขไฟล์ได้พร้อมกันแบบเรียลไทม์เหมือน Google Docs
ต่อไปเราจะมาดูว่าฟีเจอร์หลักๆ ของทั้ง Slack และ Teams เหมือนหรือต่างกันอย่างไร
ช่องสำหรับการเขียนข้อความของ Slack และ Teams มีความต่างกันค่อนข้างมาก โดยใน Slack จะสามารถทำ format ของข้อความได้ในขั้นพื้นฐาน เช่นตัวหนา, ตัวเอียง, bullets ฯลฯ
ในขณะที่ Teams สามารถเลือกได้ว่าจะให้ข้อความเป็นข้อความธรรมดา หรือเป็นประกาศ รวมถึงทำไฮไลต์ข้อความ, ระบุว่าเป็นข้อความสำคัญ, ทำตัวเล็กตัวใหญ่ หรือแม้กระทั่งใส่ตารางเข้าไปก็ได้
อย่างที่เขียนไปข้างต้นว่าทั้ง Slack และ Teams รองรับการติดตั้งแอพอื่นๆ เข้าไปเพื่อเสริมความสามารถ เช่น Trello, Asana, GitHub, Zoom ฯลฯ ซึ่งผู้ใช้ก็เลือกได้ตามชอบ แต่อย่าลืมว่า Slack แบบฟรีรองรับการใช้งานแอพเหล่านี้ได้ 10 ตัวเท่านั้น ส่วน Teams แบบฟรีผมเข้าใจว่าใช้ได้ไม่จำกัด
นอกจากนี้ Teams ยังมีอีกฟีเจอร์ที่ทำไว้ดี คือฟีเจอร์ "แท็บ" นั่นคือเราเอาแอพต่างๆ มาเพิ่มไว้เป็นแท็บในแชนแนลเพื่อให้ทีมเข้าถึงกันได้ง่าย เช่นในทีมใช้ Trello เพื่อแบ่งงานก็เอาบอร์ดมาแปะไว้เป็นแท็บ แล้วทุกคนก็ใช้ Trello ได้จากใน Teams เลย ไม่ต้องสลับไปเบราว์เซอร์
ทั้ง Slack และ Teams รองรับการทำงานร่วมกับ cloud storage หลากหลายยี่ห้อ เช่น OneDrive, Dropbox, Google Drive, Box โดย Teams รองรับในตัวเลย แต่ของ Slack จะมาในรูปแบบส่วนขยาย (apps)
ไฟล์ที่เราใช้งานกันบ่อยๆ คงหนีไม่พ้นไฟล์เอกสาร เช่น Word, Excel, PowerPoint หรือหากใช้ G Suite ก็จะเป็น Docs, Sheets, Slides โดยเมื่อคลิกเปิดไฟล์ Google Docs ใน Slack จะไปเปิดเบราว์เซอร์ต่ออีกที และถ้าเป็นไฟล์ Office จะดูไฟล์นั้นๆ ได้จากใน Slack เลย แต่หากต้องการแก้ไขก็ต้องเซฟไฟล์ลงมาในเครื่องก่อนแล้วค่อยเปิดด้วย Microsoft Office อีกที
ส่วน Teams ถ้ากดเปิดไฟล์ Office แล้วจะแก้ไขไฟล์นั้นได้โดยตรงจากใน Teams เลย มีฟีเจอร์เทียบเท่ากับการใช้ Office Online แก้ไขไฟล์พร้อมกับคนอื่นได้แบบเรียลไทม์ แต่หากต้องการใช้ Office เต็มรูปแบบต้องกด Open in Desktop App อีกที อย่างไรก็ตาม ผมลองเชื่อมต่อ Google Drive เข้า Teams ไม่สำเร็จ หลังจากอนุญาตให้ Teams เข้าถึง Google Drive แล้วไม่มีอะไรเกิดขึ้น
นอกจากนี้ฟีเจอร์ที่จัดว่าดีมากเกี่ยวกับการจัดการไฟล์ของ Teams คือปุ่ม Sync เมื่อกดปุ่มนี้แล้ว OneDrive ในเครื่องเราจะโชว์ไฟล์ในแชนแนลนั้นทั้งหมดใน Windows Explorer ให้ทันที ทำให้เราจัดการไฟล์ได้ง่ายขึ้นมากเหมือนกับมีไฟล์อยู่ในเครื่อง จะลบหรือเพิ่มไฟล์ก็ทำจาก Windows Explorer ได้เลยไม่ต้องมาทำใน Teams และแน่นอนว่าคนอื่นที่อยู่ในทีมเราก็จะเข้าถึงไฟล์เหล่านั้นได้ทันที (ผมลองในเวอร์ชันฟรีแล้วไม่ได้ แต่แบบเสียเงินใช้ได้)
อีกฟีเจอร์สำคัญคือการทำ video conference ซึ่งในเวอร์ชันฟรีของ Slack ไม่สามารถประชุมหลายคนได้ ทำได้เพียงวิดีโอคอลหากันแบบ 1 ต่อ 1 รวมถึงไม่สามารถแชร์หน้าจอให้ปลายสายดูได้เช่นกัน แต่หากเป็นเวอร์ชันเสียเงินตั้งแต่ Standard ขึ้นไปจะ conference ได้มากสุด 15 คนรวมถึงแชร์หน้าจอได้
ฝั่ง Teams เวอร์ชันฟรีก็วิดีโอคอลได้แบบ 1 ต่อ 1 เหมือน Slack แต่มีฟีเจอร์แชร์หน้าจอมาให้ ส่วนเวอร์ชันเสียเงินจะเข้าประชุมพร้อมกันได้สูงสุดถึง 250 คน นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์ "เบลอฉากหลัง" ให้ด้วยในทุกเวอร์ชัน มีประโยชน์เวลาทำงานอยู่บ้านและไม่ต้องการให้ผู้เข้าร่วมประชุมเห็นฉากหลัง หรือในกรณีที่ด้านหลังมีกระดานข้อมูลลับก็เป็นประโยชน์เช่นกัน
อีกลูกเล่นที่มีประโยชน์ใน Slack และ Teams คือการเขียนบนหน้าจอ แต่ของทั้งสองเจ้าจะต่างกันนิดหน่อย คือ Teams จะเป็นกระดานให้ผู้เข้ารวมประชุมสามารถขีดเขียนออกไอเดียร่วมกันได้ แต่ของ Slack จะเขียนบนหน้าจอเลย เช่นวาดทับเนื้อหาบน PowerPoint (ฟีเจอร์วาดเขียนควรใช้แล็ปท็อปแบบมีปากกาถึงจะสะดวก หรือจะใช้แท็บเล็ตก็ได้) อย่างไรก็ตาม ฟีเจอร์วาดเขียนใน Slack นั้นมาพร้อมกับฟีเจอร์แชร์หน้าจอ นั่นแปลว่าต้องเสียเงินจึงจะใช้งานได้
นอกจากนี้ใน Teams แบบเสียเงินยังสามารถนัดประชุมล่วงหน้า (sync เข้า Outlook อัตโนมัติ) รวมถึงอัดวิดีโอการประชุมได้ด้วย ซึ่ง Slack ไม่มีฟีเจอร์เหล่านี้
เรื่องประสิทธิภาพเป็นอีกเรื่องที่ทั้งสองโปรแกรมต่างกันค่อนข้างมาก โดยจากการใช้งานจริง ผมพบว่า Slack ทำงานเร็วกว่า Teams อย่างเห็นได้ชัด เป็นผลจากการอัพเดตใหญ่เมื่อกลางปี 2019
ฝั่ง Teams นั้นมีอาการ "หนึบๆ" กดแล้วจะหน่วงๆ ไม่ลื่นอย่างที่ควรจะเป็น แถมยังกินแรมเยอะ ซึ่งก็มีผู้ใช้บ่นกันเยอะมากและ Microsoft ก็ทราบเรื่องนี้แล้ว โดยระบุว่ากำลังแก้ไขอยู่
แน่นอนว่าทั้ง Slack และ Teams ต่างก็มีแอพบน Android และ iOS โดยฝั่ง Slack นั้นทำแอพออกมาได้ดีมากทีเดียว ความสามารถใกล้เคียงกับในคอมพิวเตอร์มากๆ แถมแอพก็ทำงานได้เร็วไม่ติดขัดอะไร
ส่วนแอพมือถือฝั่ง Teams ก็ทำออกมาได้ดีเช่นกัน ฟีเจอร์ค่อนข้างครบ ไม่หน่วงเหมือนในคอม ประชุมแบบกลุ่มได้ไม่ติดขัด แถมข้อดีมากๆ คือแชร์หน้าจอได้ด้วย ผู้ใช้สามารถเปิดแอพอื่นแชร์ให้ผู้เข้าร่วมประชุมดูได้เลย (รองรับทั้ง Android และ iOS) แต่ส่วนตัวเคยเจอปัญหาว่าบางทีข้อความ sync ช้า เช่นคุยกันอยู่ในคอมแล้วลุกออกจากหน้าจอก็สลับไปใช้มือถือแทน แต่ข้อความที่คุยไว้ยังไม่ขึ้นในมือถือ
Slack และ Teams คือผู้นำตลาดของแอพแชทในองค์กร โดย Slack ทำมาก่อน มีฐานลูกค้าที่เหนียวแน่นอยู่จนถึงปัจจุบัน (ล่าสุดพนักงาน IBM 350,000 คนกำลังจะย้ายมาใช้ Slack) เรียกว่าทีมหรือองค์กรไหนไม่ได้อิงกับบริการของ Microsoft ก็มักจะใช้ Slack กันซะเยอะ ส่วน Teams มาทีหลังแต่จำนวนผู้ใช้เพิ่มอย่างรวดเร็วเพราะบันเดิลมาใน Office 365 แถมยังมีทีมขายกระจายอยู่ทั่วโลก
ทั้งสองแพลตฟอร์มมีจุดแข็งและจุดอ่อนที่ต่างกัน หากทีมหรือองค์กรคุณใช้งาน Office 365 ก็แน่นอนว่าควรใช้ Teams มากกว่าเพราะทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์ตัวอื่นๆ ในชุดได้แบบไร้รอยต่อ แต่หากใช้ G Suite ก็ใช้ได้ทั้ง Teams และ Slack
ด้านการประชุม ถ้าใช้แบบฟรีโทรแบบกลุ่มไม่ได้ทั้งคู่ แต่ Teams แชร์หน้าจอพร้อมวาดเขียนได้ ถ้าเสียเงินฝั่ง Teams ก็ยังเหนือกว่าเพราะจุคนในการประชุมได้เยอะกว่า แต่จากประสบการณ์ที่ใช้งานมานานพบว่าประสิทธิภาพการประชุมแบบกลุ่มของ Teams ยังทำออกมาได้ไม่ดีนัก ภาพและเสียงยังมีกระตุกบ้าง เรียกว่า "พอใช้งานได้" หากต้องการประชุมจริงจัง แนะนำใช้ Zoom คุณภาพดีกว่าเยอะมาก โดยทั้ง Slack และ Teams มีแอพ Zoom ให้ใช้ นั่นคือเรากดเริ่มประชุม Zoom จากใน Slack หรือ Teams ได้เลย
จุดอ่อนสำคัญของ Teams คือประสิทธิภาพของแอพ โดยแอพในคอมมีความหน่วงแบบรู้สึกได้ ตรงนี้ Slack ทำได้ดีกว่ามาก ผมเคยพบปัญหาระหว่างการใช้ไวท์บอร์ดว่าคนในประชุมลบเส้นออกไปแล้ววาดใหม่ แต่ฝั่งเรายังเห็นเส้นเดิมอยู กลายเป็นรูปมั่วๆ ส่วนในมือถือก็เคยเจอว่าข้อความ sync มาช้า
ทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่กับการตกลงของทีมว่าสไตล์การทำงานเป็นอย่างไร, เครื่องมือ (tool) ต่างๆ ที่เราใช้อยู่หรือต้องการใช้นั้นทำงานร่วมกับ Teams หรือ Slack ได้หรือไม่ และทีมเราอิงกับบริการของ Microsoft มากแค่ไหน