แนวทางการทำงาน Agile ได้รับความสนใจอย่างมากจากองค์กรทั่วโลกที่ต้องการปรับตัวให้รองรับความเปลี่ยนแปลงได้เร็วขึ้นและสามารถสร้างคุณค่า (value) จากงานที่ทำในช่วงเวลาที่สั้นลง ล่าสุด บริษัทในเครือ ExxonMobil ในประเทศไทยได้จัดงาน Agile Exxperience - Power Up Your Agility งานสัมมนาออนไลน์ที่ทาง ExxonMobil พร้อมวิทยากรระดับโลก Arie Van Bennekum ผู้ร่วมเขียน Agile Manifesto มาแบ่งปันประสบการณ์การทรานส์ฟอร์มองค์กรให้กับ Agile community ในประเทศไทย
คุณวิริยะ โฆษะวิสุทธิ์ ExxonMobil IT Thailand Lead เล่าว่า ExxonMobil เป็นบริษัทธุรกิจด้านพลังงานระดับโลก ในประเทศไทยมีผลิตภัณฑ์ภายใต้แบรนด์ Mobil และ Esso กลยุทธ์ธุรกิจหลักๆ เน้นการวางแผนการลงทุนระยะยาว ลงทุนสูงในด้านวิจัยและพัฒนาผลิตภัณฑ์ มีสินทรัพย์ขนาดใหญ่ เช่น แหล่งผลิตก๊าซธรรมชาติบนบก โรงกลั่นน้ำมัน ปกติกระบวนการสร้างผลิตภัณฑ์เน้นใช้เวลากับการวิจัยและพัฒนาที่ยาวนานเพื่อให้มั่นใจว่าได้ผลิตภัณฑ์น้ำมันที่ดีที่สุด ก่อนส่งต่อให้ทีมผลิต ซึ่งเปรียบการทำงานแบบนี้ว่าเป็น Big Waterfall ซึ่งทำให้ ExxonMobil ประสบความสำเร็จอย่างมากในหลายสิบปีที่ผ่านมา
แต่ความเปลี่ยนแปลงของโลกปัจจุบันรวดเร็วขึ้น แม้แต่ธุรกิจพลังงานอย่าง ExxonMobil เองก็พบว่า Big Waterfall ไม่สามารถตอบโจทย์การทำงานขององค์กรได้อีกต่อไป
การปรับตัวของ ExxonMobil จึงเริ่มมาตั้งแต่ปี 2016 โดยปรับการทำงานเป็นแบบ Agile เริ่มตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูงมาถึงระดับทีมพัฒนา เปลี่ยนจากทีมที่กระจายตัวทั่วโลกเป็นสร้างทีมขนาดเล็ก อยู่ที่เดียวกัน มี skillset ต่างๆ มารวมตัวกันเพื่อให้ทีมสมบูรณ์ในตัวเอง (self-organized team) โดยตอนนี้เอง ExxonMobil อยู่ระหว่างการปรับกระบวนการทำงานแบบนี้เข้าไปในหลายส่วนธุรกิจ และที่ผ่านมาฝ่าย IT เองก็ทรานส์ฟอร์มไปได้มากแล้ว และกำลังอยู่ระหว่างการปรับยูนิตอื่นๆ ต่อไป
ในงาน Arie Van Bennekum ผู้ร่วมเขียน Agile Manifesto ย้ำถึงความสำคัญของกระบวนการทำงานแบบ Agile ว่าองค์กรต้องเลี่ยงความล่าช้า (avoid delays) และทำให้งานส่งมอบได้ในเวลาอันรวดเร็ว เพราะทุกวันนี้ในโลกยุค Digital Disruption การเปลี่ยนแปลงต่างๆ เกิดขึ้นเร็วมากกว่าเดิม และองค์กรที่ไม่สามารถปรับตัวได้เร็วพอก็อาจจะไม่สามารถอยู่รอดต่อไปได้
เขากล่าวว่าเรามีเวลาไม่พอที่จะทำงานแบบ Waterfall อีกต่อไป เราควรจะหยุดแปลความกันเองจากเอกสาร (interpretation) การตั้งสมมุติฐาน (assumption) การประเมินที่ใช้เวลานาน (estimate) และส่งต่องานกันเป็นทอดๆ นั้น ทำให้รู้ว่าเกิดความผิดพลาดที่ขั้นตอนสุดท้ายซึ่งช้าเกินไป สิ่งที่ควรทำคือ ทีมงานต้องพูดคุยกันมากขึ้น องค์กรต้องกระจายอำนาจและความรับผิดชอบออกไป ต้องมีกระบวนการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง ลดการทำงานแบบ silo และแผนกทรัพยากรบุคคลจำเป็นต้องเข้ามาสนับสนุน
โดย คุณ Arie เคยเข้าไปช่วยเหลือองค์กรปรับกระบวนการทำงานให้เป็น Agile จนสำเร็จ แต่หลังจากนั้นองค์กรก็กลับไปทำงานแบบ waterfall แบบเดิม เมื่อถามเขาว่าอะไรเป็น 3 สิ่งสำคัญเพื่อจะประสบความสำเร็จในการเปลี่ยนองค์กรเป็นแบบ Agile คำตอบของเขาคือ 1) Leadership team, 2) Leadership team, 3) Leadership team หรือทีมผู้บริหารสำคัญที่สุด ต้องเปลี่ยนแปลงทัศนคติให้เป็น Agile ก่อนเป็นทีมแรก
คุณประวีณา ศรีประยูรสกุล หรือ คุณนา โค้ช Agile จาก ExxonMobil เล่าถึงบทบาทหน้าที่ของโค้ชในการปรับกระบวนการทำงานของทีมเป็นแบบ Agile ใน ExxonMobil นั้นไม่ได้ง่ายนัก เพราะเราเป็นองค์กรระดับโลกขนาดใหญ่ มีจำนวนทีมหลายร้อยทีมที่ต้องทรานส์ฟอร์ม มีวัฒนธรรมการทำงานหลากหลาย และมีจำนวนโค้ชทั่วโลกจำกัด
คุณนาเล็งเห็นข้อดีข้อเสียในแต่ละวิธี จึงสร้างกระบวนการทรานส์ฟอร์มขึ้นมาที่เรียกว่า The Cycle 1 จากประสบการณ์การทำงานหลายปี วิธีการนี้ใช้จริงกับหลายทีมในหลายประเทศ สามารถช่วยให้ทีมส่งมอบงานได้ตามนัด สามารถตัดสินใจและปรับกระบวนการทำงานได้เอง หรือ self-managed team
The Cycle 1 เป็นกระบวนการที่โค้ชจะเข้าไปประกบกับแต่ละทีมเป็นเวลา 15 สัปดาห์ ทั้งยังสามารถเข้าไปช่วยทรานส์ฟอร์มทีมงานได้ทีละหลายๆ ทีมพร้อมกัน โดยมีเงื่อนไขว่าต้องปรับเปลี่ยนทุกคนในทีมไปพร้อมกันทั้งหัวหน้าและผู้ร่วมทีมทุกคน จนเกิดเป็นทีมที่จัดการตัวเองได้ (self-managed)
The Cycle 1 เริ่มต้นด้วยการประเมินจุดเริ่มต้นของแต่ละทีม (intake) จากนั้นเริ่มสร้างพื้นฐานกระบวนการ Agile เป็นเวลา 4 สัปดาห์ จนถึงจุดสำคัญคือการเริ่มต้นใช้กระบวนการ Agile จริง หรือเรียกว่า Launch & Follow เป็นเวลา 2 สัปดาห์ โดยโค้ชจะทำให้ดูและทีมทำตาม และดูแลเต็มเวลาเพื่อให้ทีมงานเข้าใจว่าต้องทำงานอย่างไร ในช่วงนี้จะใช้กระบวนการ Hyper Sprint ทำงานแบบวงรอบสั้นเป็นพิเศษ เพื่อให้แต่ละคนเข้าใจว่า การทำงานแบบ Sprint นั้นมีหน้าตาเป็นอย่างไร
หลังจากนั้นโค้ชจะยังคงช่วยเหลือต่อในช่วง Team Lead โดยโฟกัสที่การโค้ชตัวบุคคลในทีมงาน และจบด้วยการส่งมอบทีมงานในสัปดาห์สุดท้าย โดยในช่วงท้ายนี้จะมีการประเมินความสำเร็จ และตั้งเป้าหมายเพื่อพัฒนาต่อไป
คุณนาฝากถึงองค์กรที่อยากทรานส์ฟอร์มองค์กรเป็น Agile ไว้ว่า ให้เริ่มต้นตั้งแต่ตอนนี้ (Start Now) อาจจะล้มเหลวไปบ้างก็ไม่เป็นไร ให้รู้จักตั้งข้อสงสัยและเรียนรู้ว่ากระบวนการ Agile จะเข้ามาแก้ปัญหาขององค์กรของเราได้อย่างไรบ้าง สร้างกระบวนการทรานส์ฟอร์มให้ทุกคนอยากมีส่วนร่วม, มองถึงความสุขของคนในทีมไปพร้อมกัน และสร้างโค้ชในองค์กรเพื่อทำให้การเปลี่ยนแปลงนั้นยั่งยืนต่อไป
งาน Agile Exxperience ได้จัดขึ้นสองวัน โดยวันแรกเป็นแบบ Virtual ส่วนวันที่สอง มีการพบกันแบบ face to face ซึ่งได้รับเกียรติจาก Speakers ชื่อดัง เช่น คุณประธาน ด่านสกุลเจริญกิจ คุณอรุณเทพ แสงวารีทิพย์ คุณกุลวัฒน์ วงศาโรจน์ ที่มาร่วมแชร์ประสบการณ์ความรู้เพื่อให้ผู้ที่สนใจสามารถนำไปต่อยอดและพัฒนาตนเองและองค์กร ซึ่งสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ของ ExxonMobil ประเทศไทย ที่ว่า “เติมเต็มพลังชีวิต ด้วยประสบการณ์พลังงานที่เหนือกว่า (Power Life with Premier Energy Experience)”