UC Berkeley เผยเหตุผล ทำไมเลือก Google Apps เหนือ Office 365 ทำระบบอีเมลภายใน

University of California at Berkeley (UCB) เป็นมหาวิทยาลัยที่มีชื่อเสียงอย่างมากในโลกไอที ตัวอย่างศิษย์เก่าที่ดังๆ ก็อย่างเช่น Gordon Moore, Andrew Grove, Steve Wozniak, Eric Schmidt เป็นต้น

UCB เพิ่งประกาศเปลี่ยนระบบอีเมลและปฏิทินภายในไปเมื่อเร็วๆ นี้ หลังจากระบบเก่า CalMail ที่ใช้มานานมีปัญหาล่มจนใช้งานไม่ได้ ตัวเลือกที่เข้าข่ายมีเพียงสองรายคือ Google Apps for Education กับ Microsoft Office 365 สุดท้ายทางมหาวิทยาลัยตัดสินใจเลือกกูเกิล

เรื่องก็ควรจะจบแค่นี้ไม่มีอะไรต่อ แต่ทาง UCB เลือกจะเปิดเผยเหตุผลเบื้องหลังการตัดสินใจเพื่อความโปร่งใส ซึ่งถือเป็นตัวอย่างที่ดีและน่าปฏิบัติตาม

กระบวนการตัดสินใจเลือกระบบอีเมลของ UCB นั้นซับซ้อน เพราะอยู่ภายใต้กรอบนโยบายด้านความเป็นเลิศทางการปฏิบัติงาน (Operational Excellence - OE)

ก่อนที่จะตัดสินใจเลือกระบบอีเมลตัวใหม่ ทาง UCB ได้มอบหมายให้ทีมจากภาควิชากฎหมายของมหาวิทยาลัย สำรวจความต้องการของผู้ใช้งาน ผ่านการสัมภาษณ์สต๊าฟและนักศึกษาของมหาวิทยาลัยเป็นจำนวนมาก นอกจากนี้ยังรวมรวบข้อมูลทางเทคนิคของระบบอีเมลต่างๆ รวมถึงบทเรียนและประสบการณ์ขององค์กรใกล้เคียงที่เคยใช้ระบบอีเมลเหล่านี้ด้วย

จากนั้นทีมของ UCB ได้จัดทำตารางเปรียบเทียบข้อดีข้อเสียของ Google Apps กับ Office 365 และเปิดเผยต่อสาธารณะ (Microsoft vs Google Assessment Matrix)

ตารางนี้เปรียบเทียบข้อมูลทางเทคนิคหลายประการ ซึ่งองค์กรอื่นสามารถนำไปใช้ได้ แต่หลายประเด็นก็ขึ้นกับบริบทการใช้งานของ UCB เองด้วย เช่น เหตุผลข้อหนึ่งที่ Google Apps ชนะเป็นเพราะมหาวิทยาลัยอื่นๆ ในเครือ University of California เปลี่ยนมาใช้ Google Apps กันหมดแล้ว ทำให้ UCB สามารถขอคำปรึกษาจากมหาวิทยาลัยในเครือได้

ประเด็นทางเทคนิคที่น่าสนใจอื่นๆ ได้แก่

• การย้ายระบบอีเมลเดิมมาใช้ Google Apps ทำได้เร็วกว่า Office 365 เนื่องจากว่า UCB สามารถย้ายข้อมูลจากระบบเดิมมาใส่ Google Apps ได้โดยตรง แต่ถ้าเลือกใช้ Office 365 จะต้องย้ายระบบมายัง Microsoft Exchange ก่อน แล้วจึงค่อยย้ายมายัง Office 365 อีกทีหนึ่ง
• ระบบของ Google Apps สามารถทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์จัดการเอกสารองค์กรของ Box ที่ UCB ซื้อมาอยู่แล้วได้ ในขณะที่ Office 365 จะต้องเชื่อมกับ SharePoint และ Lync ของไมโครซอฟท์เท่านั้น
• Google Apps มี API สำหรับเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์ภายนอกที่ดีกว่าฝั่งไมโครซอฟท์ และพนักงานของ UCB เองก็คุ้นเคยกับ API ของกูเกิลมากกว่า
• หน้าตาของ Google Apps คล้ายคลึงกับ Gmail/Google Calendar ที่นักศึกษาจำนวนมากใช้งานด้วยบัญชีส่วนตัวอยู่แล้ว และจากสถิติก็พบว่านักศึกษา 25% ตั้งค่าให้ forward อีเมลของมหาวิทยาลัยไปยัง Gmail อยู่ก่อนแล้ว ในขณะที่ Office 365 เหมาะสำหรับคนที่ใช้ Outlook เป็นประจำอยู่ก่อน ซึ่งมีจำนวนน้อยกว่า
• ระบบการล็อกอิน (authentication) ของ Office 365 ดีกว่า เพราะสามารถเชื่อมต่อกับระบบที่มีอยู่แล้วอย่าง Active Directory ได้ ส่วนระบบของกูเกิลเหมาะสำหรับการเชื่อมต่อผ่านหน้าเว็บเท่านั้น
• ระบบปฏิทินของ Office 365 เชื่อมต่อกับโปรแกรม client ได้เยอะกว่า โดยรองรับ Outlook for Mac และ Outlook Web App ด้วย

รายละเอียดอื่นๆ ก็อ่านกันเองใน matrix นะครับ ถ้ามหาวิทยาลัยหรือองค์กรในไทยทำตารางเปรียบเทียบแบบเดียวกันบ้าง เราก็ยินดีเผยแพร่ให้เช่นกัน

ที่มา - Business Insider