เมื่อเดือนมีนาคมที่ผ่านมา Adobe เปิดตัว Document Cloud ซึ่งเป็นกลุ่มเมฆอันที่สามของบริษัท ต่อจาก Creative Cloud และ Marketing Cloud แต่เน้นไปที่งานด้านเอกสารและ PDF แทน
เมื่อวานนี้ Adobe จัดงานแนะนำ Document Cloud ในประเทศไทยอย่างเป็นทางการครับ เรามาดูกันว่าจริงๆ แล้ว Document Cloud คืออะไรกันแน่
Adobe ประสบความสำเร็จอย่างสูงกับ Creative Cloud (CC) ซึ่งเป็นการนำโปรแกรมในชุด Creative Suite มาเปลี่ยนเป็นบริการเช่าแบบรายเดือน-รายปี แล้วเพิ่มส่วนของ cloud storage และแอพบนอุปกรณ์พกพาเข้ามา
ฝั่งของ Document Cloud (DC) จึงเดินตามรอยเดียวกัน โดยนำโปรแกรมด้านเอกสาร 2 ตัวคือ Acrobat และ EchoSign มามัดรวมกัน แล้วเพิ่มบริการ cloud storage และแอพบนอุปกรณ์พกพาเพิ่มเข้ามา จากนั้นเปลี่ยนมันเป็นบริการเช่าแบบรายเดือน-รายปีเช่นกัน
องค์ประกอบที่สำคัญของ Document Cloud แบ่งออกเป็น 2 ส่วน อย่างแรกคือโปรแกรม Acrobat เวอร์ชันใหม่ที่เปลี่ยนชื่อเป็น Acrobat DC โดยปรับหน้าตาใหม่มาใช้ไอคอนแบนๆ (ถือเป็นรุ่นต่อของ Acrobat XI) และเพิ่มความสามารถเข้ามาอีกหลายจุด และตัวบริการกลุ่มเมฆ Document Cloud ที่ทำหน้าที่เก็บไฟล์เอกสาร
ส่วนวิธีการคิดราคาก็แยกรุ่นเหมือนกับ Acrobat ในอดีต คือแบ่งเป็น
นอกจากนี้ยังมีรุ่น Premium ที่เพิ่งออก เน้นจับตลาดองค์กร มีฟีเจอร์พวก Single Sign-On (SSO) อะไรแบบนี้เพิ่มเข้ามา
เริ่มจากตัว Acrobat Reader DC ที่เป็นรุ่นฟรีก่อน สิ่งที่เปลี่ยนไปอย่างมากคือ UI ที่หันมาใช้ไอคอนแบบโมโนโครม ปุ่มมีขนาดใหญ่ขึ้นรองรับยุคจอสัมผัส และมีการใช้โค้ดสีแสดงฟีเจอร์ต่างๆ ให้ชัดเจนขึ้น
ตัวแทนของ Adobe บอกว่าปัญหาของ Acrobat ในอดีตคือคนไม่ค่อยรู้จักฟีเจอร์บางอย่าง เช่น การกรอกฟอร์ม การป้องกันการแก้ไขเอกสาร ดังนั้นต้องปรับ UI ให้หาฟีเจอร์พวกนี้เจอง่ายขึ้น
ในแง่การใช้งาน Acrobat Reader DC ยังทำหน้าที่เป็นตัวอ่าน PDF เช่นเดิม (ในแง่การเป็นตัวอ่านเอกสาร คงไม่มีอะไรแตกต่างจากโปรแกรมอ่าน PDF ตัวอื่นๆ มากนัก) ฟีเจอร์ใหม่ที่เพิ่มเข้ามาเน้นไปส่วนของเอกสารที่เป็นฟอร์ม โดย Adobe เรียกมันว่า Fill & Sign
Fill & Sign คล้ายกับฟีเจอร์ autofill ของเบราว์เซอร์ นั่นคือเราสามารถบันทึกข้อมูลส่วนตัว พวกชื่อ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขสมาชิกต่างๆ รวมถึงลายเซ็น ไว้เป็น profile ส่วนตัวที่ผูกกับบัญชี Document Cloud ได้
เมื่อเจอฟอร์มที่ต้องกรอก (ในกรณีที่เป็นฟอร์มกระดาษ สแกนมา ไม่ได้เป็น PDF Form) ก็สามารถลากข้อมูลเหล่านี้มาวางบนฟอร์มได้ทันที ไม่ต้องกรอกใหม่ทุกครั้ง (เท่าที่ดูจากเดโม จะลากได้ทีละฟิลด์นะครับ ไม่สามารถกด autofill ให้เติมทุกช่องได้)
อันนี้ถือเป็นฟีเจอร์ที่น่าสนใจ (และที่สำคัญคือใช้ฟรี)
ส่วนของ Document Cloud รุ่นเสียเงิน ก็จะเพิ่มฟีเจอร์ชั้นสูงเข้ามาอีกหลายอย่าง
ซิงก์เอกสารข้ามอุปกรณ์ รุ่นเสียเงินให้พื้นที่เก็บข้อมูล 20GB
ฟีเจอร์การสร้างและแก้ไขเอกสาร PDF ของ Acrobat เดิม โดยมีของใหม่คือการถ่ายรูปฟอร์มกระดาษ แล้วมีระบบ OCR แปลงฟอร์มเป็นดิจิทัลให้อัตโนมัติ หาฟอนต์ที่ใกล้เคียงกันให้ แก้ไขฟอร์มได้เลย (ใช้กับภาษาไทยไม่ได้นะครับอันนี้)
ฟีเจอร์ด้านการจัดการเอกสาร Send & Track เหมาะสำหรับงาน document workflow เช่น ส่งเอกสารสำคัญให้คนเซ็น สามารถเช็คได้ว่าเปิดเอกสารหรือยัง หรือเซ็นแล้วหรือยัง ส่งให้ใครบ้าง ใครเข้าถึงได้บ้าง พวกนี้เป็นฟีเจอร์จากฝั่งของ EchoSign ที่ถูกผนวกรวมกับชุด DC
ผมคิดว่า Document Cloud เป็นส่วนต่อขยายโดยธรรมชาติของโปรแกรมชุด Acrobat ที่เดินตามรอยของ Creative Cloud
Acrobat เปลี่ยนตัวเองจากโปรแกรมแปลง-แก้ไขเอกสาร PDF เริ่มกลายมาเป็นโซลูชันสำหรับ document workflow สำหรับลูกค้าองค์กร เพราะการส่งเอกสารเริ่มเปลี่ยนจากการแนบไฟล์ในเมล มาเป็นการส่งผ่านกลุ่มเมฆของ Adobe แทน การบริหารจัดการเอกสารจึงง่ายกว่ามาก
อย่างไรก็ตาม ถึงแม้ Adobe เริ่มเปลี่ยนตัวเองมาให้บริการ document workflow แต่ดูแล้วมันน่าจะยังเหมาะกับลูกค้าที่จ่ายเงินซื้อ Acrobat อยู่ก่อนแล้ว หรือจำเป็นต้องใช้ฟีเจอร์ด้านการเซ็นเอกสาร-การยืนยันตัวตนผู้เซ็นเอกสาร (ซึ่งก็คงมีไม่เยอะนัก ถ้าเทียบกับลูกค้ากลุ่มคอนซูเมอร์ทั่วไป)
Document Cloud ทำให้ Adobe กลายมาเป็นผู้ให้บริการด้านโซลูชันเอกสารสำหรับองค์กร คู่แข่งย่อมมีตั้งแต่ Office 365 (ที่ทำได้มากกว่าในเรื่องการสร้างเอกสารตั้งแต่ศูนย์ เพราะ Acrobat ทำได้แค่แก้เอกสารที่มีอยู่แล้ว) ไปจนถึงซอฟต์แวร์พวก Enterprise Content Management (ECM) ชื่อดังอย่าง SharePoint, Documentum, OpenText ซึ่งในแง่ฟีเจอร์แล้ว Document Cloud ยังเป็นรองอยู่เยอะ จะมีจุดต่างก็เฉพาะส่วนของฟีเจอร์ที่เกี่ยวกับฟอร์แมต PDF เท่านั้น
สำหรับผู้ใช้ทั่วไปที่ใช้ฟรีอยู่แล้ว การที่ตัว Acrobat Reader เพิ่มฟีเจอร์ด้านการกรอกเอกสารก็ถือเป็นการเปลี่ยนแปลงในเชิงบวก แต่ถ้าจะต้องสมัครบริการแบบเสียเงิน (ที่แพงพอสมควรคือ 12.99 ดอลลาร์ต่อเดือน) ผมยังไม่เห็นความจำเป็นสักเท่าไรครับ